Företagets e-post – mer än bara en inkorg

Företagets e-post är navet i den digitala vardagen

För många mindre företag börjar den digitala arbetsdagen med att öppna inkorgen. Där kommer förfrågningar från kunder, meddelanden från leverantörer och information som behöver hanteras snabbt.

E-postadressen är dessutom ofta en av företagets viktigaste kontaktvägar. Den används på webbplatsen, i offerter, på fakturor och i kommunikationen med kunder.

En professionell e-postadress med företagets egen domän bidrar till ett enhetligt intryck. Men den verkliga nyttan ligger i hur e-posten fungerar tillsammans med resten av verksamhetens verktyg.

Tänk dig ett mindre företag där en medarbetare tar emot en kundförfrågan, bokar ett möte, delar ett dokument och följer upp ärendet. Om varje moment sker i ett separat system kan arbetet snabbt bli onödigt uppdelat.

När e-post, kalender, kontakter och andra arbetsverktyg fungerar tillsammans blir det enklare att hålla ordning och hitta informationen när den behövs.

Det är skillnaden mellan att bara ha e-post och att ha en genomtänkt digital arbetsplats.

Vad behöver du egentligen i en e-postlösning?

Alla företag har inte samma behov. En egenföretagare som främst kommunicerar med kunder har andra förutsättningar än en organisation med flera medarbetare och gemensamma arbetsflöden.

Det finns ändå några grundläggande funktioner som är värda att utvärdera.

1. Företagsmejl med egen domän

En adress som namn@foretag.se ger ett professionellt och sammanhängande intryck. Den gör också att företagets kommunikation knyts till den egna verksamheten i stället för till en privat e-postleverantör.

Kontrollera hur enkelt det är att skapa nya användarkonton, hantera alias och gruppadresser samt lägga till medarbetare när företaget växer.

2. Kalender och kontakter

En gemensam kalender gör det enklare att planera möten och samordna arbetet. En samlad kontaktfunktion hjälper medarbetarna att hålla ordning på viktiga kontakter.

Fundera på om ni behöver enbart personliga kalendrar eller även gemensamma kalendrar för exempelvis kundmöten, projekt och intern planering.

3. Filer och dokument

Företag delar dagligen offerter, presentationer, bilder och andra dokument. Om filerna ligger utspridda i mejltrådar och olika lagringstjänster kan det bli svårt att hitta rätt version.

En separat eller integrerad fillagringstjänst kan göra det enklare att organisera dokument och ge rätt personer åtkomst. Kontrollera hur lagring, behörigheter och delning fungerar innan ni bestämmer er.

4. Kommunikation och uppgifter

När verksamheten växer kan det vara värdefullt att komplettera e-posten med chatt, videomöten och uppgiftshantering.

Det betyder inte att alla företag behöver ett stort antal funktioner. Det viktiga är att verktygen löser verkliga problem och inte skapar ännu fler system att administrera.

5. Säkerhet och administration

E-postkonton kan innehålla känslig affärsinformation och personuppgifter. Därför bör du undersöka skydd mot nätfiske och skräppost, stöd för stark autentisering, hantering av användarbehörigheter och hur konton avslutas när någon lämnar företaget.

Det ska också vara tydligt vem som ansvarar för administration, support och eventuella säkerhetsincidenter.

En eller flera leverantörer – vad är bäst?

Många företag använder olika leverantörer för e-post, kalender, fillagring, videomöten och andra arbetsverktyg. Det kan fungera utmärkt, särskilt om tjänsterna är valda med omsorg.

Utmaningen uppstår när systemen inte fungerar särskilt bra tillsammans eller när ingen har en tydlig överblick över kostnader, konton och åtkomst.

En samlad arbetsplattform kan förenkla administrationen och göra arbetsdagen mer sammanhängande. Samtidigt kan en uppdelad lösning ge större flexibilitet om företaget redan har verktyg som fungerar bra.

Det finns därför ingen lösning som passar alla.

Ställ i stället några konkreta frågor:

• Hur många tjänster betalar vi för idag?

• Behöver medarbetarna växla mellan flera system för att utföra enkla arbetsuppgifter?

• Har vi kontroll över alla användarkonton och behörigheter?

• Är det enkelt att lägga till eller ta bort en användare?

• Vet vi var informationen lagras och vilka leverantörer som behandlar den?

• Kan vi byta lösning utan att förlora viktig information eller skapa onödigt avbrott?

Svaren ger en bättre grund för beslutet än att enbart jämföra antalet funktioner i olika abonnemang.

Svensk e-post och GDPR – vad bör företag tänka på?

När företag väljer digitala tjänster är det lätt att fokusera på funktioner och pris. Men det är minst lika viktigt att förstå hur information hanteras.

E-post och molnbaserade arbetsverktyg kan innehålla personuppgifter om kunder, anställda, leverantörer och andra kontakter. Då behöver företaget ta hänsyn till dataskyddsförordningen, GDPR.

Att välja en svensk leverantör kan vara en bra utgångspunkt för företag som vill ha en tydlig svensk kontaktväg och en lösning med ett genomtänkt förhållningssätt till dataskydd. Men leverantörens nationalitet är inte hela svaret.

Var lagras och behandlas informationen?

Ta reda på var informationen lagras, vilka företag som ansvarar för driften och vilka underleverantörer som används.

Det är också viktigt att undersöka om uppgifter kan göras tillgängliga för organisationer utanför EU/EES. En sådan överföring kan omfattas av särskilda krav enligt GDPR, även i situationer där informationen rent fysiskt lagras inom EU/EES.

Europeiska dataskyddsregler förbjuder inte all överföring till länder utanför EU/EES. Däremot måste tillämpliga villkor och skyddsåtgärder vara uppfyllda.

För företag som vill förstå frågan bättre har Integritetsskyddsmyndigheten en vägledning om överföring av personuppgifter till tredjeland.

Vem ansvarar för personuppgifterna?

När ett företag använder en extern tjänst för att hantera personuppgifter behöver rollerna och ansvaret vara tydliga.

Undersök om ett personuppgiftsbiträdesavtal behövs, vilka underleverantörer som behandlar informationen och vilka rutiner som gäller för åtkomst, radering och incidenthantering.

Det är också viktigt att företaget självt har rutiner för exempelvis behörigheter, kontohantering och hur personuppgifter hanteras i den dagliga verksamheten.

GDPR är mer än en serverplats

Att information lagras i Sverige eller inom EU/EES kan vara en viktig del av företagets bedömning. Det ersätter däremot inte en genomgång av hela tjänsten.

Avtal, underleverantörer, åtkomst, säkerhetsåtgärder och eventuella överföringar behöver bedömas utifrån hur tjänsten faktiskt fungerar.

Det är därför klokt att välja leverantörer som kan förklara sin datahantering på ett begripligt sätt och tillhandahålla relevant dokumentation.

För företag som hanterar personuppgifter är målet inte bara att välja en tjänst som fungerar. Det är att kunna fatta ett medvetet beslut och förstå vilka skyldigheter som följer med användningen.

Vad innebär det att välja en svensk arbetsplattform?

För många företag handlar valet av digitala tjänster också om förtroende, tillgänglighet och långsiktighet.

En svensk arbetsplattform kan erbjuda en tydlig kontaktväg, information och support på svenska samt en produkt som är utformad för företag med svenska behov.

Det kan vara särskilt värdefullt för mindre företag som inte har en egen IT-avdelning och vill kunna få hjälp utan att behöva navigera mellan flera leverantörer.

Det är samtidigt viktigt att skilja mellan att en plattform är svensk, att en viss del av infrastrukturen finns i Sverige och att all information hanteras uteslutande i Sverige. Det är olika saker och bör kontrolleras separat.

Välj en leverantör som är tydlig med vad som ingår, hur tjänsten är uppbyggd och vad som gäller för just det abonnemang du överväger.

Mailio Workplace – e-post och samarbete i samma arbetsmiljö

Mailio Workplace är utvecklat för företag som vill samla viktiga delar av den digitala arbetsdagen i en gemensam plattform.

I stället för att enbart fokusera på e-post omfattar arbetsmiljön även funktioner för kalender, kontakter, fillagring, chatt, uppgifter och möten.

Det ger företag möjlighet att utgå från sina faktiska behov och välja en lösning som passar det befintliga arbetssättet.

Behåll din befintliga e-post

Alla företag behöver inte flytta sin e-post till en ny leverantör.

Mailio Workplace erbjuder ett alternativ för företag som vill behålla sin befintliga e-postlösning men samla fler arbetsverktyg i en gemensam miljö.

Det kan vara ett relevant alternativ för verksamheter som redan har en fungerande e-posttjänst och vill förbättra samarbetet utan att göra en fullständig flytt av e-posten.

Samla e-post och arbetsverktyg hos Mailio

För företag som vill samla fler delar av sin digitala arbetsplats erbjuder Mailio Workplace Hosted även e-posthosting och hantering av domänens DNS.

Det innebär att företaget kan välja en mer samlad lösning för e-post och samarbete, i stället för att hantera alla delar separat.

Vilket alternativ som passar bäst beror på hur företaget arbetar idag, vilka tjänster som redan används och hur mycket administration man vill samla hos en leverantör.

En lösning som passar företagets behov

Det finns ingen anledning att betala för funktioner som verksamheten inte behöver. Samtidigt kan det vara värdefullt att välja en plattform som gör det enkelt att utveckla arbetssättet när företaget växer.

Börja med att identifiera de största utmaningarna i vardagen. Är det svårt att samordna kalendrar? Ligger dokument på flera ställen? Är administrationen av användarkonton onödigt tidskrävande?

Utgå från svaren när du jämför alternativen.

Checklista: innan du väljer företagsmejl

Använd checklistan när du jämför olika leverantörer.

• Vi vet vilka funktioner företaget faktiskt behöver.

• Vi har jämfört den totala kostnaden, inklusive tillägg och lagring.

• Vi vet var information lagras och behandlas.

• Vi har granskat relevanta personuppgiftsbiträdesavtal och underleverantörer.

• Vi har undersökt autentisering, spamfilter och skydd mot nätfiske.

• Vi vet hur användarkonton och behörigheter administreras.

• Vi har kontrollerat hur supporten fungerar.

• Vi vet hur vi kan exportera information eller byta leverantör om behoven förändras.

En genomtänkt utvärdering minskar risken för obehagliga överraskningar och hjälper företaget att välja en lösning som håller över tid.

Sammanfattning: välj en arbetsplats, inte bara en inkorg

Företagets e-post är en central del av den digitala verksamheten. Men när behoven växer blir även kalender, kontakter, dokument, kommunikation och säkerhet viktiga delar av helheten.

En bra lösning ska inte bara fungera tekniskt. Den ska vara enkel att administrera, passa företagets arbetssätt och ge tillräcklig insyn i hur information hanteras.

För företag som vill ha en svensk arbetsplattform med fokus på e-post och digitalt samarbete kan Mailio Workplace vara ett alternativ att undersöka.

Börja med att se över era nuvarande verktyg och fundera på vad som skulle göra arbetsdagen enklare. Därefter blir det betydligt lättare att avgöra om ni ska behålla er befintliga e-post, komplettera med fler verktyg eller samla mer av arbetsplatsen i en gemensam lösning.