Varför behöver företag skydda sin e-postdomän?
E-post är en viktig del av de flesta företags vardag. Du använder den för att kommunicera med kunder, skicka offerter, hantera fakturor och dela information med samarbetspartner.
Men hur vet mottagaren att ett mejl som ser ut att komma från ditt företag faktiskt är äkta?
Bedragare kan försöka förfalska avsändaradresser och skicka mejl som ser ut att komma från en betrodd organisation. Det kan exempelvis handla om falska fakturor, betalningsinstruktioner eller meddelanden som uppmanar mottagaren att lämna ut känslig information.
Därför är det viktigt att konfigurera företagets e-postdomän på rätt sätt. Tre centrala tekniker hjälper till med detta: SPF, DKIM och DMARC.
De arbetar tillsammans för att ge mottagande e-postservrar bättre möjligheter att bedöma om ett mejl är legitimt.
Vad är SPF?
SPF står för Sender Policy Framework. Det är en inställning i domänens DNS som anger vilka servrar och tjänster som får skicka e-post för domänen.
Tänk dig att ditt företag använder foretaget.se och skickar mejl via en särskild e-postleverantör. Genom en SPF-post kan du ange att leverantörens servrar är godkända avsändare.
När ett mejl skickas kontrollerar mottagarens e-postserver om den server som skickar meddelandet finns med bland de tillåtna avsändarna enligt SPF-reglerna.
Varför är SPF viktigt?
-
Det hjälper mottagande servrar att identifiera obehöriga avsändare.
-
Det minskar möjligheten att missbruka vissa typer av förfalskade avsändaradresser.
-
Det kan bidra till bättre leveransbarhet när inställningen är korrekt.
Det är viktigt att känna till att SPF inte skyddar mot alla former av avsändarförfalskning. Det kontrollerar den tekniska avsändardomänen, som inte alltid är samma adress som mottagaren ser i mejlets Från-fält.
Vad är DKIM?
DKIM står för DomainKeys Identified Mail. Tekniken gör det möjligt att förse utgående mejl med en digital signatur som är kopplad till en domän.
Mottagarens e-postserver kan kontrollera signaturen mot en offentlig nyckel som publicerats i domänens DNS. På så sätt kan servern verifiera att signaturen stämmer och att de delar av meddelandet som signaturen omfattar inte har ändrats på ett sätt som bryter verifieringen.
DKIM innebär inte att mejlet är krypterat eller automatiskt säkert i alla avseenden. Det hjälper däremot mottagaren att kontrollera att meddelandet har en giltig domänsignatur.
Varför är DKIM viktigt?
-
Det ger mottagaren ett sätt att verifiera mejlets signatur.
-
Det kan hjälpa till att upptäcka förändringar i signerade delar av meddelandet.
-
Det bidrar till att etablera förtroende för legitim e-post från din domän.
För att DKIM ska fungera behöver e-postleverantören stödja funktionen och rätt DNS-inställningar måste publiceras.
Vad är DMARC?
DMARC står för Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance. Det bygger vidare på SPF och DKIM och hjälper domänägaren att ange hur mottagande servrar ska hantera mejl som inte klarar de relevanta kontrollerna.
En viktig del av DMARC är att kontrollera att domänen som verifieras genom SPF eller DKIM stämmer överens med domänen som visas för mottagaren i mejlets Från-fält. Detta kallas alignment.
DMARC kan också ge rapporter som hjälper dig att se vilka servrar och tjänster som skickar mejl med din domän.
Det finns tre vanliga DMARC-policyer:
-
p=none– samla in information utan att begära att mejl hanteras annorlunda på grund av DMARC-resultatet. -
p=quarantine– begär att mejl som inte klarar DMARC hanteras som misstänkta, exempelvis genom att placeras i skräpposten. -
p=reject– begär att mejl som inte klarar DMARC avvisas.
Den faktiska hanteringen bestäms av den mottagande e-postleverantören. En DMARC-policy garanterar därför inte att varje mejl behandlas på exakt samma sätt hos alla mottagare.
SPF, DKIM och DMARC – vad är skillnaden?
Teknikerna kompletterar varandra, men fyller olika funktioner.
| Teknik | Funktion |
|---|---|
| SPF | Anger vilka servrar som får skicka e-post för en domän. |
| DKIM | Signerar mejl så att mottagaren kan verifiera signaturen. |
| DMARC | Kontrollerar domänöverensstämmelse, anger en policy och kan ge rapporter. |
En enkel jämförelse är att SPF visar vilka avsändare som är godkända, DKIM ger mejlet en verifierbar signatur och DMARC anger hur kontrollerna ska användas tillsammans.
Ingen av teknikerna ersätter de andra. Tillsammans ger de ett betydligt bättre skydd än om du bara använder en av dem.
Så kommer du igång med SPF, DKIM och DMARC
Du behöver normalt göra inställningarna i DNS-hanteringen för din domän. Det kan vara hos din domänleverantör, ditt webbhotell eller den tjänst som hanterar domänens DNS.
1. Kontrollera vilka tjänster som skickar mejl
Börja med att kartlägga vilka system som skickar e-post från din domän. Det kan exempelvis vara:
-
Företagets vanliga e-posttjänst.
-
Fakturerings- och ekonomisystem.
-
Webbplatsens kontaktformulär.
-
Nyhetsbrevstjänster.
-
CRM-system och automatiserade utskick.
Det här steget är viktigt. Om en legitim tjänst saknas i konfigurationen kan dess mejl få problem med autentiseringen.
2. Konfigurera SPF
Din e-postleverantör ska kunna ge dig den SPF-konfiguration som behövs. Den publiceras normalt som en TXT-post i DNS.
Kontrollera att alla legitima avsändartjänster är korrekt inkluderade. En domän ska normalt ha en enda SPF-post för den aktuella domänen. Om flera leverantörer behöver skicka mejl måste deras regler samordnas i samma post.
Undvik att kopiera en SPF-post från en annan webbplats. Den måste stämma med de tjänster som faktiskt används.
3. Aktivera DKIM
Kontrollera om din e-postleverantör erbjuder DKIM och följ dess instruktioner för att publicera rätt DNS-poster.
Leverantören kan exempelvis tillhandahålla en offentlig nyckel och ett så kallat selektornamn. När DNS-inställningarna är på plats behöver du kontrollera att utgående mejl verkligen signeras och att signaturen verifieras korrekt.
4. Börja med DMARC-rapportering
När SPF och DKIM är konfigurerade bör du kontrollera att de fungerar för alla legitima utskick. Därefter kan du börja med en försiktig DMARC-policy, ofta p=none, för att samla in rapporter.
Rapporterna kan visa vilka system som skickar mejl med din domän och vilka som inte klarar kontrollerna. De är särskilt värdefulla om flera tjänster används.
När du har analyserat rapporterna och åtgärdat eventuella problem kan du överväga att skärpa policyn till quarantine och därefter reject.
Gå inte direkt till en strikt policy utan att först kontrollera alla legitima avsändare. Annars finns det risk att företagets egna mejl avvisas.
5. Testa konfigurationen
Skicka testmejl till olika mottagare och kontrollera autentiseringsresultaten. I många e-postklienter kan du visa meddelandets original eller tekniska e-posthuvuden.
Leta efter resultat för SPF, DKIM och DMARC. Målet är att legitim e-post ska klara kontrollerna och att DMARC-överensstämmelsen fungerar som avsett.
Kom ihåg att DNS-ändringar kan ta tid att slå igenom och att olika mottagare kan hantera mejl på olika sätt.
Vanliga misstag att undvika
Några fel är särskilt vanliga när företag konfigurerar sin e-postdomän:
-
Flera SPF-poster: Kan göra att SPF-kontrollen misslyckas.
-
Glömda avsändartjänster: Exempelvis ett faktureringssystem som skickar mejl men inte finns med i konfigurationen.
-
DKIM som inte är aktiverat: En DNS-post räcker inte om den utgående tjänsten inte signerar mejlen korrekt.
-
För strikt DMARC för tidigt: Kan påverka legitima mejl som inte har konfigurerats rätt.
-
Ingen uppföljning: Inställningar kan behöva ses över när företaget byter leverantör eller lägger till nya system.
Det är också viktigt att förstå att SPF, DKIM och DMARC inte stoppar all nätfiske eller alla bedrägerier. De ersätter inte flerfaktorsautentisering, säkra lösenord, utbildning eller rutiner för att kontrollera betalningsuppgifter.
Behöver småföretag verkligen detta?
Ja, det är klokt att även mindre företag tar kontroll över sin e-postdomän. Du behöver inte skicka tusentals mejl varje dag för att drabbas av problem med förfalskade avsändare eller felaktig e-postkonfiguration.
Om du använder företagets domän för kundkontakt, offerter, fakturor eller automatiska utskick är SPF, DKIM och DMARC viktiga delar av en genomtänkt e-postlösning.
De kan dessutom vara särskilt relevanta om ditt företag skickar större mängder e-post. Stora e-postleverantörer har infört autentiseringskrav för vissa typer av avsändare och utskick, vilket gör korrekt konfiguration ännu viktigare.
En tryggare grund för företagets digitala kommunikation
E-postsäkerhet handlar inte bara om vilken leverantör du väljer. Domänen måste också vara rätt konfigurerad och inställningarna behöver underhållas när företagets digitala tjänster förändras.
SPF, DKIM och DMARC är tre grundläggande byggstenar som hjälper dig att skydda företagets identitet i e-post och ger mottagare bättre möjligheter att skilja legitima mejl från förfalskade meddelanden.
Vill du samla företagets digitala verktyg på ett ställe?
Med Mailio Workplace får du verktyg för e-post, kalender, kontakter, filer och samarbete i en gemensam arbetsmiljö. Du kan välja en lösning där du behåller din befintliga e-posthantering eller Mailio Workplace Hosted, där e-posthosting ingår.
Oavsett vilken lösning du väljer är det viktigt att kontrollera att företagets domän och e-postinställningar är korrekt konfigurerade.